victor_sudakov: (Default)
[personal profile] victor_sudakov
Начальник дал почитать книжку Глеба Архангельского про Time Management на Outlook, автор которой замечает:

В современной динамично развивающейся компании люди активно обмениваются информационными сигналами - электронными письмами, телефонными звонками, СМС-сообщениями. Это ускоряет работу и повышает эффективность компании. Но... снижает личную эффективность.

Замечали ли вы, что по-настоящему поработать вам удается до начала официального рабочего дня и после его окончания? Когда офисы пустеют, клиенты не звонят, коллеги не забегают... только тогда можно сосредоточиться на "важном, но не срочном". А официальный рабочий день тратится на непрерывную отработку внешних сигналов, которые поступают в среднем раз в 8 - 10 минут.

Если вы проведете хронометраж, вы увидите, что значительная часть этих прерываний исходит не от клиентов, а от своих же коллег. Устранить эти непрерывные "дергания" друг друга призван стандарт коммуникаций. Вот лишь некоторые вопросы, на которые он отвечает:

1. В каких случаях какие информационные каналы использовать: ICQ, Скайп, e-mail, назначение задачи или встречи в Outlook, телефон, чтобы минимально нарушить рабочий режим коллеги, но при этом максимально быстро и эффективно обменяться информацией?

2. Как регулируется срочность коммуникаций? Например, насколько быстро нужно отвечать на e-mail'ы (и какую частоту проверки почты устанавливать в Outlook), как, ориентируясь на какие критерии, использовать признак "Важное" в письме (и требует ли такое письмо более срочного ответа)?

3. С помощью каких приемов коммуникация делается более удобной и эффективной (например, "одно письмо - один вопрос", чтобы контрагент мог легко превратить письмо в задачу и поставить на контроль)? Какие ключевые слова использовать при наименовании писем, как форматировать письма, каков должен быть их оптимальный объем?

Стандарт позволяет регулировать степень активности онлайн-коммуникаций. Если в более консервативных компаниях приходится подталкивать сотрудников к электронным формам общения, то в более молодых и динамичных часто встречается обратная проблема: сотрудника просто рвут на части сообщениями по ICQ, электронными письмами и т. д. В такой ситуации стандарт, наоборот, помогает людям выделить для себя спокойное время, в которое их не будут тревожить, что позволит сосредоточиться на приоритетных сложных задачах.


Словно про мой рабочий день написано. К сожалению, автор видит решение только на путях внедрения корпоративного стандарта коммуникаций. Надо понимать так, что как отдельно взятый сотрудник я ничего с этим "дерганием" поделать не могу.

Некоторые частные приемы работы с Outlook я конечно возьму из этой книги в свою копилку опыта.

Profile

victor_sudakov: (Default)
Виктор Судаков

May 2017

S M T W T F S
  123456
7 8 9101112 13
14151617 181920
21222324252627
28293031   

Most Popular Tags

Style Credit

Expand Cut Tags

No cut tags
Page generated May. 24th, 2017 07:38 pm
Powered by Dreamwidth Studios