victor_sudakov: (Default)
[personal profile] victor_sudakov
Начальник дал почитать книжку Глеба Архангельского про Time Management на Outlook, автор которой замечает:

В современной динамично развивающейся компании люди активно обмениваются информационными сигналами - электронными письмами, телефонными звонками, СМС-сообщениями. Это ускоряет работу и повышает эффективность компании. Но... снижает личную эффективность.

Замечали ли вы, что по-настоящему поработать вам удается до начала официального рабочего дня и после его окончания? Когда офисы пустеют, клиенты не звонят, коллеги не забегают... только тогда можно сосредоточиться на "важном, но не срочном". А официальный рабочий день тратится на непрерывную отработку внешних сигналов, которые поступают в среднем раз в 8 - 10 минут.

Если вы проведете хронометраж, вы увидите, что значительная часть этих прерываний исходит не от клиентов, а от своих же коллег. Устранить эти непрерывные "дергания" друг друга призван стандарт коммуникаций. Вот лишь некоторые вопросы, на которые он отвечает:

1. В каких случаях какие информационные каналы использовать: ICQ, Скайп, e-mail, назначение задачи или встречи в Outlook, телефон, чтобы минимально нарушить рабочий режим коллеги, но при этом максимально быстро и эффективно обменяться информацией?

2. Как регулируется срочность коммуникаций? Например, насколько быстро нужно отвечать на e-mail'ы (и какую частоту проверки почты устанавливать в Outlook), как, ориентируясь на какие критерии, использовать признак "Важное" в письме (и требует ли такое письмо более срочного ответа)?

3. С помощью каких приемов коммуникация делается более удобной и эффективной (например, "одно письмо - один вопрос", чтобы контрагент мог легко превратить письмо в задачу и поставить на контроль)? Какие ключевые слова использовать при наименовании писем, как форматировать письма, каков должен быть их оптимальный объем?

Стандарт позволяет регулировать степень активности онлайн-коммуникаций. Если в более консервативных компаниях приходится подталкивать сотрудников к электронным формам общения, то в более молодых и динамичных часто встречается обратная проблема: сотрудника просто рвут на части сообщениями по ICQ, электронными письмами и т. д. В такой ситуации стандарт, наоборот, помогает людям выделить для себя спокойное время, в которое их не будут тревожить, что позволит сосредоточиться на приоритетных сложных задачах.


Словно про мой рабочий день написано. К сожалению, автор видит решение только на путях внедрения корпоративного стандарта коммуникаций. Надо понимать так, что как отдельно взятый сотрудник я ничего с этим "дерганием" поделать не могу.

Некоторые частные приемы работы с Outlook я конечно возьму из этой книги в свою копилку опыта.
From:
Anonymous( )Anonymous This account has disabled anonymous posting.
OpenID( )OpenID You can comment on this post while signed in with an account from many other sites, once you have confirmed your email address. Sign in using OpenID.
User
Account name:
Password:
If you don't have an account you can create one now.
Subject:
HTML doesn't work in the subject.

Message:

 
Notice: This account is set to log the IP addresses of everyone who comments.
Links will be displayed as unclickable URLs to help prevent spam.

Profile

victor_sudakov: (Default)
Виктор Судаков

September 2017

S M T W T F S
     12
34 56789
10 111213 141516
17181920212223
24252627282930

Most Popular Tags

Style Credit

Expand Cut Tags

No cut tags
Page generated Sep. 23rd, 2017 02:34 pm
Powered by Dreamwidth Studios